Mobiles Arbeiten: dank red.web und Reporter-Rucksack.
Mobiles Arbeiten: dank red.web und Reporter-Rucksack.

Change Management mit integriertem Trainer

Das schwedische Verlagshaus OTV hat nicht nur den Systemwechsel, sondern auch das Change Management hin zu einer Ausrichtung auf das Digitale äußerst konsequent in Angriff genommen.

Kungsbacka/ Kungälv. Die Schweden mögen es, bei der Arbeit zu stehen. Diesen Eindruck erhalten wir, als wir die schwedische Mediengruppe Ortstidningar i Väst (OTV) kurz vor den Sommerferien besuchen. Fast alle der Arbeitstische in den Redaktionen in Kungsbacka und Kungälv sind maximal hochgefahren. Die Arbeitsorientierung der Mitarbeiter spiegelt offenbar die Dynamik wider, mit der die Veränderungen, die die Mannschaft von OTV seit geraumer Zeit durchläuft, vorangetrieben werden: neues Redaktionssystem, neue Workflows, neue Rollen. Dabei legen die Manager von OTV konsequent den Fokus auf das Thema Training: Nicht nur in Hinblick auf den Umgang mit der neuen Software wurde und wird trainiert, sondern auch in Sachen Digitalisierung. Mit einem in alle diese Vorgänge involvierten integrierten Trainingsmanager und einem vorgelagerten inhaltlichen Trainingsprozess erreicht das Medienhaus einen Wandel aus einem Guss – ein Vorgehen, das Vorbild sein könnte.

Die schwedische Change-Management-Strategie

"Wir haben vier Lernfelder definiert“, sagt Chefredakteur Thomas Clausson und zählt auf: "Erstens geht es um die effektive Arbeit im neuen Redaktionssystem und die Umsetzung zukunftsweisender Workflows. Zweitens geht es um verschiedene inhaltliche Aspekte, die im Digitalen wichtig sind – wie Sprache, Überschriften oder rechtliche Fragen. Drittens haben wir einen Schwerpunkt auf das Thema Reorganisation gelegt. Und viertens geht es um die technische Ausstattung. Weil wir nun ortsunabhängig berichten können, haben wir für alle Redakteure neues Equipment angeschafft." Damit alles möglichst aus einem Guss entsteht, hat das schwedische Medienhaus eine neue Rolle geschaffen: den integrierten Trainingsmanager, der zum Experten des neuen Redaktionssystems ausgebildet worden ist und mit der Mannschaft die neuen Workflows erarbeitet und umgesetzt hat.

Werden kleine Probleme schnell gelöst, bleibt die Stimmung gut

"Mari, könntest du bitte mal eben rüberkommen?" Dieser Ruf tönt während unseres Besuchs in Schweden gleich mehrmals täglich durch die Redaktion in Kungsbacka. Dieses Mal kommt er von Eva Wigartz, der Chefredakteurin der Lokalredaktion. Gerichtet ist er an Mari Tveitan. Bis zu den Sommerferien hat sie redaktionsübergreifend in der Rolle des integrierten Trainers gearbeitet. Ihre Präsenz in Kungsbacka stellt während unseres Besuchs den letzten Schritt der von OTV verfolgten Change-Management-Strategie dar: Nachdem jede Redaktion Trainings zu Digitaljournalismus, Umgang im neuen System sowie zu Reorganisation und neuen Workflows durchlaufen hat, folgt im letzten Schritt jeweils eine zweiwöchige Produktionsbegleitung. Dabei hilft der integrierte Trainer an Ort und Stelle direkt weiter, wenn es mal hakt.

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Nicht zu unterschätzen: der Blick über die Schulter während der Produktionsbegleitung.

Um die Rolle des integrierten Trainingsmanagers zu erfüllen, wurde Mari Tveitan in Koblenz drei Wochen lang zu einer Redaktionssystem-Expertin ausgebildet und entwickelte danach nach den Vorgaben der Chefredaktion sowie in enger Zusammenarbeit mit Key-Usern und mit red.web die neuen Workflows – immer das übergeordnete Ziel im Blick, dem Haus die Arbeit für die digitalen Kanäle zu erleichtern. Auch das Einrichten und Konfigurieren des Systems übernahm sie maßgeblich mit. Danach konzipierte sie den Plan für die Anwenderschulungen, den stufenweisen Umstieg auf die neuen Arbeitsprozesse und die Produktionsbegleitungen. Bei letzteren kann sie dank ihres aufgebauten Know-how schnell mit Rat und Tat zur Seite stehen und auch schon mal eine spontane Anpassung in der Administration vornehmen, die den Kollegen umgehend bei ihrer Arbeit hilft. Kommt die Hilfe derart schnell, bleibt der Frust erspart. Die Stimmung ist dementsprechend gut in der Redaktion – trotz der komplett veränderten Arbeitsweise. "Ich kann auch anderen Häusern nur empfehlen, mit einer solchen Rolle neben dem eigentlichen Projektleiter zur Systemeinführung zu arbeiten", sagt Thomas Clausson und unterstreicht: "Das hat immense Vorteile!"

Internetauftritte des Medienhauses neu aufgelegt

Während der Einführung des neuen Systems und der neuen Workflows wurden außerdem die Webseiten des Medienhauses neu aufgelegt – weshalb der Nutzen des konsequenten Einsatzes der red.web-Software allen Mitarbeitern unmittelbar deutlich wurde: "Nun ist es schnell möglich, unsere Inhalte in verschiedenste Kanäle zu bringen. Das gilt für die Zweitverwertung von Inhalten aus Print genauso wie für Inhalte, die aus dem Digitalen in Print genutzt werden. Durch die Arbeit in einem Tool kann das jeder einzelne Mitarbeiter nun leisten. Und durch die Möglichkeit der kollaborativen Zusammenarbeit und Transparenz in der Planung ist jeder informiert", sagt Thomas Clausson. Das bestätigt auch Sportredakteur Cristopher Kullenberg Rothvall aus Kungsbacka: "Mir gefällt daran am besten, dass ich nun einen besseren Überblick über alle Themen habe, an denen wir im Moment arbeiten." Die Möglichkeiten zur Zusammenarbeit schätzt auch Karin Henriksson, die Chefredakteurin am zentralen Desk von OTV in Kungälv: "Weil wir die ersten waren, die umgestiegen sind, lief es hier zwar ein bisschen holpriger als bei den anderen Redaktionen", gibt sie zu. Aber: "Jetzt wird deutlich, dass wir durch die neutrale Contenterfassung und die Möglichkeiten zur Themen- und Terminorganisation viel früher planen und die Mitarbeiter effektiver einsetzen können." Die Zeit, die damit gewonnen wird, soll bei OTV künftig auch dazu genutzt werden, die Inhalte gezielter für das Digitale aufzubereiten. "Wir sind dabei auf einem guten Weg", ist sich Thomas Clausson sicher. Auch wir haben diesen Eindruck, als wir uns nach zwei Tagen mit spannenden Eindrücken verabschieden.

Das steckt hinter der Rolle des integrierten Trainers

Der integrierte Trainer kommt aus dem Medienhaus selbst, kennt die Mitarbeiter und die Gewohnheiten, außerdem die Ziele, die das Medienhaus mit dem Systemwechsel verbindet. Er erhält in einer konzentrierten Einheit beim Systemhersteller tiefe Kenntnisse in Sachen Redaktionssystem und ist am Customizing maßgeblich beteiligt. Danach entwickelt er die künftigen Workflows zusammen mit den Verantwortlichen aus der Redaktion und schult anschließend alle Anwender, auf Wunsch in Zusammenarbeit mit red.web. Zum Schluss begleitet er die einzelnen Entitäten, also zum Beispiel einzelne Ressorts, Anwender in speziellen Rollen (Sekretariate) oder Lokalredaktionen, eine definierte Zeit lang an Ort und Stelle bei der Produktion.

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